文件重建 — 全球製造業
技術寫作與文件架構 · 全球製造業 · 跨團隊
情境
公司的文件散落在多個系統中——產品、行銷、客戶面向團隊都在繞過文件工作，而不是使用它。內部搜尋工具與聊天機器人因來源內容不一致、缺乏結構，回傳的結果不可靠。
做法
從零重建文件庫——新的資訊架構、內容模型、一致的標題結構、標籤標準、AI 友善的格式。把舊版內容改寫為結構化、淺白的文件。為持續維護定義風格指南與內容治理。
成果
產品、行銷、客戶面向團隊可以找到並使用文件，不再繞過它。內部搜尋工具與聊天機器人回傳更準確的回應。內部撰寫者經過指導，可在交接後維持文件品質。
持續性
合作後六個月，文件系統與治理標準仍由內部撰寫者持續使用與維護。
啟示 團隊不是因為懶才忽略文件，他們忽略它，是因為找不到。